Как отправить файл по электронной почте

Как запаковать файл в архив и отправить по электронной почте!?

Не редко меня спрашивают: — «Как отправить файл по электронной почте?» или наоборот, я прошу кого-нибудь прислать мне тот или иной файл, а человек, которого я прошу, понятия не имеет, как это сделать.

Поэтому, я решил написать данное руководство.

Для начала, давайте подготовим файл, который мы будем пересылать по почте.

Для этого, файл можно переслать в распакованном виде, т.е. как есть, просто прикрепить файл к письму, как вложение, или запакованный в архив.

Если наш файл небольшого размера, то его можно отправлять без «Архивирования». т.е. без сжатия.

Если же файл большого размера, то его лучше запаковать в «Архив». благодаря этому, файл может стать гораздо меньшего размера, что в разы ускорит пересылку.

Так-же, нужно сказать, что на сегодняшний день, некоторые почтовые службы, не разрешают пересылать исполняемые файлы и многие файлы библиотек программ. В случае с Windows, исполняемый файл это .EXE — т.е. файл-программа, и .DLL — файл-библиотек (библиотеками могут быть не только dll файлы, но все их я перечислять не буду). Такой подход почтовых служб понятен, это связано с тем, что передавая такие файлы, последние элементарно могут оказаться вирусами, троянами и различной подобной гадостью. Поэтому, почтовые сервера, дабы избежать проблем, во время передачи письма, просто отсекают вложенные файлы, которые они считают подозрительными. Также это относится и к файлам скриптов и файлам содержащим наборы команд, типа .BAT и .CMD.

Поэтому, такие файлы, следует упаковать в архив, и не просто упаковать, а упаковать и закрыть паролем!

И еще, пару слов про упаковку-архивацию файлов. Файлы картинок, типа .JPG. PNG, почти не сжимаются при архивации, их можно упаковывать в архив, только в том случае, если Вы хотите передать в письме много файлов, а добавлять всех их по очереди очень «мутарно». Текстовые файлы, напротив, сжимаются при упаковке в архив очень сильно, бывает что после сжатия, архив имеет примерно 30% от изначального размера файла. В этом случае, лучше конечно упаковывать файлы, т.к. значительно уменьшится размер.

Значит, мы выяснили, что упаковывать файлы в архив, т.е. архивировать, следует:

— Если мы хотим передать много файлов, после упаковки, нам надо будет добавить всего лишь один файл, а не 20 или 30 например.

— Если мы хотим передать текстовые файлы, т.к. при упаковке значительно уменьшается размер, ну и естественно, если этих файлов у нас много, то гораздо легче добавить в письмо один файл.

— Если мы хотим передать файл программы, и т.п. — файл(ы) нужно архивировать, чтобы почтовый сервер не отсек их.

Также, мы знаем, что картинки типа .JPG. PNG, следует архивировать, только в том случае, если мы хотим передать несколько файлов, т.к. эти файлы почти не теряют в размере при упаковке.

Теперь давайте обо всем по-порядку.

Как запаковать в архив файлы:

Для примера я приготовил несколько текстовых файлов, которые имеют общий размер 3,73 мегабайта.

www.rarlab.com/ ) один минус этой программы, она платная.

www.7-zip.org/ ) этот архиватор бесплатный, но менее распространенный.

Также, на сегодняшний день, почти все операционные системы поддерживают файлы архивов .ZIP — это значит, если Вы пришлете человеку архив ZIP, то он элементарно сможет его открыть.

Теперь давайте добавим файлы в архив. Для этого выделяем нужную группу файлов:

Щелкаем по ним второй (правой) кнопкой мыши и выбираем пункт«Добавить в архив» (в случае, если у Вас установлен какой-нибудь другой архиватор, название пункта меню может отличаться) .

У нас откроется окно Добавления файлов в архив:

В котором нам нужно настроить некоторые параметры:

1 — Задать имя файла (для передачи файлов через интернет, имена лучше задавать латинскими буквами, чтобы не возникло проблем с кодировками и т.п.)

2 — Выбрать тип архива (мы об этом уже говорили)

3 — Задать степень сжатия (чем сильнее сжатие, тем меньше будет наш файл архива)

4 — Нажать кнопку ОК для создания архива.

Вот диалог программы-архиватора 7-zip :

Как видно на рисунке, почти все одинаково, ну да, называется немножко по разному, но в принципе, разобраться то элементарно.

После упаковки, у нас появился файл архива, который по размеру всего лишь 31,6 килобайта, из бывших 3,73 мегабайта!

Теперь, как задать архиву пароль:

WinRar — Для создания архива защищенного паролем, в окне создания архива, переходим на вкладку «Дополнительно» и нажать кнопку «Установить пароль» .

У нас откроется диалог задания пароля:

В котором следует заполнить оба поля, т.е. поле для пароля и поле для подтверждения пароля и нажать кнопку ОК .

7-zip — Для создания архива защищенного паролем, в окне создания архива, заполняем два поля, естественно пароль и подтверждение пароля:

После чего, проводим все сопутствующие настройки, как описывалось выше.

Ну собственно все, с упаковкой разобрались, давайте теперь переходить непосредственно к отправке файла по почте.

Добавление файла к письму.

Сейчас, нам нужно разобраться с некоторыми вещами. Каким способом, мы пользуемся почтой — через какую-нибудь почтовую программу или через веб-интерфейс. т.е. заходя через браузер, на сайт почтового сервера, там вводите свои данные и т.д.(браузер, это программа, которой Вы просматриваете интернет сайты)

Если Вы пользуетесь Веб-Интерфейсом. то зайдите в свою почтовую учетную запись.

Создайте новое письмо. (я для примера буду показывать, как это делается на серверах google. mail.ru и yandex )

И после того, как Вы напишите текст письма, если конечно он нужен, нажмите:

Ссылку «Прикрепить файл» — в google

Источник: lessons-on-computer.blogspot.com

Категория: Электронная почта

Похожие статьи: