Как составить официальное письмо для отправки по электронной почте

В настоящее время, множество компаний ведут переписку и заключают контракты и договора посредством электронной почты, при условии, что все другие обязательства в отношении деловой корреспонденции сохраняются. Тем не менее, даже при составлении обычного рядового письма, отправляемого своим партнерам, коллегам по работе или потенциальным заказчикам, стоит придерживаться официального стиля письма. Есть правила, диктующие правильный подбор вступительных предложений, завершающих письмо фраз и выражений, имеющих устойчивый характер применения. Тем не менее, повально наблюдается игнорирование этих правил отправителями писем, что создает впечатление не профессионального подхода к решению деловых вопросов.

Этикет составления электронного сообщения

Почему данное правило имеет важное значение?

Люди пишут сообщения, исходя из правил повседневного общения с другими людьми и своего характера. Есть электронные сообщения длиной в широкую простыню, через которую трудно углядеть один единственный, важный для обеих сторон, вопрос и дать на него, соответственно, ответ. Другие люди «галопом» с первого же предложения подходят к основной теме сообщения. Слишком быстро и слишком открыто. В таких случаях наблюдается пренебрежительность к вопросам вежливости.

Следите за манерами

Какие два слова, состоящие из 17 букв, в общей сложности, могут оказать большое влияние на исход многих дел? Это «пожалуйста» и «спасибо». Почаще используйте эти слова. Благодарность вернется к вам позже. Еще один важный момент: чаще обращайтесь к собеседнику по имени. Не секрет, что людям нравится, когда их имя часто произносят. Это один из психологических приемов. Если имя собеседника неизвестно, обращение может состоять из простого слова «Здравствуйте!».

Тональность звучания

Как бы это не звучало банально и нелепо, тональность вашего письма (вроде, никто вас не слышит по почте), играет большую роль. Этот пункт трудно объяснить и разложить по полочкам. Каждому приходилось слышать в ответ на свои определенные слова: «Не разговаривай со мной в таком тоне!». Вспомните ваш тон. Слова могут быть разными, даже слова благодарности, сказанные в разной тональности, могут звучать неоднозначно. В разговоре легко сменить тон в зависимости от своего расположения характера или реакции собеседника. В письме – трудно. Перед отправкой письма перечитайте свое сообщение, чтобы ваш негативный тон при позитивных словах не шел через письмо красной нитью. Старайтесь

не использовать внутри сообщения слова, выделенные заглавными буквами. В письменных сообщениях (это известно почти каждому) слова, написанные все большими буквами, рассматриваются как крик, ругательство и выражение недовольства. И, наоборот, упущение абзацев и заглавных букв создает впечатление, будто собеседник «мямлит» и жует слова.

Краткость – сестра таланта

Не нами сказано, но все еще актуально. Лаконичность в пределах возможного – вот что создает общее впечатление делового человека. Но не переусердствуйте, не оставляя за собой недосказанность и неудовлетворенность. Если вам задали вопросы, а ответы требуют расширенных разъяснений, в начале письма можно извиниться за расширенные ответы на вопросы.

Пож-та, не сокр-те выраж-я. спс.

Еще один аспект, который повально можно наблюдать в электронных сообщениях, это стремление к сокращению слов и фраз. На русском языке подобные сокращения нечасты, в то время как в письмах, написанных на английском языке, многие люди стараются сократить слова, неизвестно, в каком направлении пользу: экономии времени или дань моде? К примеру, слово «please» сокращается до Pls или даже Plz. Это не есть хорошо. Уж не говоря о массовом увлечении сокращения слов «four» и «for» на «4» и «you» на «U». Это не профессиональный подход, приемлемый в кругу друзей, но не в официальных письмах. В письмах, написанных на русском языке, также наблюдается тенденция к сокращениям. Это прерогатива личной корреспонденции, выражение приватного отношения и, если хотите, пренебрежительности. Официальные письма такого не терпят.

Как вы зарегистрированы на почте?

Возможно, при регистрации своей почты вы выбрали себе логин sexymom [at] isp [dot] com или маша_растеряша@mail.ru. Может, оно и так, но зачем вашему адресату знать об этом. Пишите письма с ящика с регистрацией вашего имени и фамилии в полном виде.

Хорошее впечатление

В электронном письме можно произвести первое хорошее впечатление в большей степени, чем может тот же человек при личной встрече. Не упускайте этот момент. Редактируйте свои сообщения после себя, проверяйте их на грамматические, пунктуационные и орфографические ошибки. Сами не можете – обратитесь к программам онлайн. Их множество. После нажатия кнопки «Отправить», у вас не будет шанса произвести первое впечатление во второй раз.

Источник: xn--80adhvjmreml.xn--p1ai

Категория: Электронная почта

Похожие статьи: