Как создать адресную книгу

Введение в Outlook Express

Программа Outlook Express предоставляет в распоряжение пользователя очень удобное средство работы – Адресную книгу. Даже если вы применяете электронную почту не только для общения с друзьями, Адресная книга поможет вам сэкономить время и избежать ошибок при вводе адреса.

Диалоговое окно для работы с Адресной книгой открывается при активизации команды Адресная книга из меню Сервис .

Каждому контакту соответствует одна строка списка. Эта строка состоит из полей: полное имя, адрес электронной почты, домашний телефон, служебный телефон и другие, которые необходимы для хранения сведений об адресате. Список можно сортировать по каждому из перечисленных полей. Есть возможность сортировать данные по алфавиту в прямом или обратном порядке. Чтобы произвести сортировку по какому-либо полю, выполните щелчок на его названии. При повторном щелчке, данные будут сортироваться в обратном порядке.

Для добавления нового контакта в Адресную книгу. выберите папку, в которую его нужно поместить. В меню Файл выберите Создать и выберите пункт Создать контакт .

Открылось диалоговое окно Свойства. Оно имеет несколько вкладок. По умолчанию активна вкладка Имя. на которой расположены поля для ввода основных сведений о получателе. При заполнении достаточно ввести имя, фамилию и адрес электронной почты.

Введем данные в поля Имя. Фамилия и Псевдоним. Они продублировались в поле Отображать и появились в заголовке окна Свойства. Учтите, что адреса будут представлены в поле Кому так как показано в поле Отображать .

Если вас это не устраивает, то в введите в данное поле другую информацию. Теперь заполните поле Адреса электронной почты и нажмите кнопку Добавить. Адрес появится в поле расположенном ниже и будет рассматриваться как адрес по умолчанию. Затем, если хотите перейдите на вкладку Домашние. Служебные и так далее и занесите в соответствующие поля дополнительные сведения об адресате. После того как занесены все данные, которые вы сочли нужными, нажмите в окне Свойства кнопку ОК .

Распределение контактов по папкам и группам значительно облегчает поиск нужных адресатов и работу с ними. Например, если при отправлении сообщения Кому ввести название группы, то это письмо получат все ее члены. Так как же создать группу? Щелкните на

Создать и выберите пункт Создать группу .

Открылось диалоговое окно Свойства. Укажите название группы в поле Название группы. Для добавление в группу человека без занесения в Адресную книгу. введите его имя и электронный адрес в нижнюю часть диалогового окна Свойства и нажмите кнопку Добавить. Чтобы добавить в группу человека чей адрес занесен в Адресную книгу, нажмите Выбрать и выберите его имя из списка. Для добавления человека и в группу и в адресную книгу выберите Создать контакт и введите необходимые сведения.

Один контакт может входить в различные группы. Для просмотра и изменения сведений об адресате в окне Адресная книга установите указатель мыши на записи соответствующей адресату и нажмите кнопку Свойства. Более быстрый способ – двойной щелчок на записи, вы увидите уже знакомое диалоговое окно Свойства, в котором можно просмотреть сведения об адресате и при необходимости изменить их. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши на группе и в появившемся контекстном меню выбрать пункт Свойства.

Для удаления контакта из Адресной книги выполните щелчок на соответствующей ему записи в окне Адресная книга и нажмите кнопку Удалить на панели инструментов. Если удаляемый контакт входит в какие-либо группы, он будет удален и из этих групп.

Если Адресная книга содержит много информации, поиск необходимого адресата удобно выполнять с помощью одного из следующих приемов: в поле Введите или Выберите из списка введите начальную букву имени искомого получателя. В списке адресов подсвечена первая запись, начинающаяся с этой буквы. После ввода второго символа, выделенной является запись вначале которой содержится два указанных символа и так далее.

Воспользуйтесь кнопкой Найти в панели инструментов. После ее нажатия открывается окно поиск людей, где необходимо ввести сведения о получателе, которыми вы обладаете и нажать кнопку Найти. Добавить имя в Адресную книгу можно также из почтовых сообщений. Для этого в папке Входящие или другой почтовой папке правой кнопкой мыши выделите сообщение и выберите Добавить отправителя в Адресную книгу.

Можно настроить программу Outlook Express таким образом, чтобы при создании ответа адрес и имя получателя заносились в Адресную книгу автоматически. Для этого в программе Outlook Express выберите в меню Сервис пункт Параметры. Во вкладке отправка сообщений включите флажок Автоматически заносить в Адресную книгу получателей на чьи письма отвечает пользователь.

Источник: kursymaster.ru

Категория: Электронная почта

Похожие статьи: