Как создать оглавление в word 2003

Как создать оглавление в Microsoft Word 2007 и 2003, стили оформления

Вам хоть раз попадала в руки книга без оглавления? Ну, допустим, иногда в художественных книгах такой ход оправдан… Но что, если это учебник по квантовой механике? Или сопромату? Искать нужный материал в подобных фолиантах без оглавления — такое наказание придумано в аду для наиболее погрязших в грехе отступников! (:

Самое главное, что такое наказание зачастую мы сами себе обеспечиваем, оставляя документы Word без такого маленького, но очень полезного путеводителя. Но ничего, с этого дня каждое наше произведение мы научимся снабжать авто-оглавлением.

Не знаю, как у вас, а у меня настроение всегда мрачное, когда приходится в пятисотстраничном документе Microsoft Word выискивать ту или иную главу, раздел и т.д. Затекший от постоянной прокрутки колеса мыши указательный палец на правой руке, лезущие от напряжения из орбит глаза, завтра утром готовящиеся пугать окружающих своей краснотой, кипящий моск и запуганные видом пены у твоего рта домочадцы. А ведь картина была бы более радужной, если бы не отсутствие списка разделов!

Итак, хватит уже воды, приступим непосредственно к делу – начнем создавать оглавление в Microsoft Word 2007 и 2003.

Прежде чем создавать оглавление документа, необходимо отформатировать его содержимое. Причем не просто так, а с помощью стилей оформления.

Почему именно так? Потому что, задав один раз стандарты форматирования, мы сможем их применять в любое время к каждой части текста – заголовкам, подзаголовкам, основному тексту и т.д.

Нам не надо будет вспоминать на трехсотой странице, как мы оформляли подобный абзац на пятьдесят четвертой, мы просто выделим текст и щелкнем по нужному нам стилю. Не нужно будет возвращаться на 54 страницу, запоминать форматы, возвращаться обратно на 300 и совершать кучу лишних действий.

Итак, что мы имеем? На данный момент у нас есть куча букафф, называемая текстом, но выглядящая, словно разворот сборника советской фантастики в жидком мягком переплете:

К чему мы будем стремиться? Пусть это будет сюрпризом, а особо нетерпеливые могут сразу заглянуть в конец статьи (:

Структура текста в данном примере будет следующей: Раздел – Подраздел – Основной текст.

Для создания автоматического оглавления нам понадобится сначала назначить стили для каждого элемента текста. Это довольно просто, но придется немного повозиться.

Word 2007: во вкладке Главная в блоке Стили щелкаем по значку стрелки в правом нижнем углу:

Word 2003: в меню Формат щелкаем по пункту Стили и форматирование (на рисунке просто Стили – не обращайте внимания):

Теперь в правой части окна появилось меню Стили. Для начала создадим новый стиль для оформления нашего основного текста – щелкаем по кнопке Создать стиль в правом нижнем углу меню Стили :

В открывшемся диалоговом окне Создание стиля задаем основные параметры для основного текста.

    • Имя: Параграф (вы можете придумать любое другое)
    • Стиль: Абзаца
    • Основан на стиле: Обычный
    • Стиль следующего абзаца: Параграф (или ваш вариант названия стиля)
    • Шрифт: Times New Roman (тут дело вкуса)
    • Кегль: 14 пт
    • Выравнивание: По ширине
    • Интервал: Полуторный

Но это еще не все, нужно задать параметры абзаца. Для этого в правом нижнем углу диалогового окна Создание стиля щелкаем по кнопке Формат и выбираем пункт Абзац :

В открывшемся диалоговом окне Абзац во вкладке Отступы и интервалы выставляем следующие параметры:

  • Первая строка: Отступ, 1,25 см
  • Интервал: После, 25 пт
  • Отмечаем галкой: Не добавлять интервал между абзацами одного стиля

Последнее необходимо для того, чтобы визуально отделить основной текст от заголовков и других стилей. В то же время, между абзацами основного текста отступов не будет.

Нажимаем кноку OK в данном диалоговом окне и еще раз в окне Создание стиля .

Отлично, стиль создан! Попробуем теперь его применить.

Выделяем часть основного текста и в меню Стили щелкаем по стилю Параграф :

Как видим, текст принял вид, который мы заранее задали для него в параметрах стиля. Обратите внимание, насколько отформатированный таким образом текст отличается от остального.

Как вы уже догадались, мы задаем стиль Параграф для всего основного текста. Теперь переходим к созданию стиля для подразделов.

В меню Стили снова щелкаем по кнопке Создать стиль и задаем для него следующие параметры:

  • Имя: Подраздел
  • Стиль: Абзаца
  • Основан на стиле: Заголовок 2 (нужно для создания оглавления)
  • Стиль следующего абзаца: Параграф (или ваш вариант названия стиля основного текста)
  • Шрифт: Verdana
  • Кегль: 14 пт
  • Стиль: Полужирный
  • Выравнивание: По левому краю
  • Интервал: Полуторный

Не закрывая данное окно, щелкаем

по кнопке Формат и выбираем пункт Абзац .

Во вкладке Отступы и интервалы задаем следующие параметры:

  • Первая строка: Отступ, 1,5 см
  • Интервал: Перед, 0 пт; После, 20 пт

Во вкладке Положение на странице ставим галки напротив пунктов:

  • запрет висячих строк (чтобы не вмещающаяся на данной странице строка не перескакивала на следующую страницу, ибо некрасиво :)
  • не отрывать от следующего (чтобы заголовок не отрывался от основного текста)
  • не разрывать абзац (чтобы весь заголовок размещался на одной странице)

Закрываем окошки создания стиля по кнопкам OK и задаем для всех заголовков второго уровня стиль Подраздел :

Отлично! Осталось создать стиль для заголовков первого уровня – заголовков разделов. Задаем стиль Раздел аналогично созданию предыдущего стиля.

Вот такие параметры выставил я:

  • Имя: Раздел
  • Стиль: Абзаца
  • Основан на стиле: Заголовок 1
  • Стиль следующего абзаца: Подраздел
  • Шрифт: Verdana
  • Кегль: 16 пт
  • Стиль: Полужирный
  • Выравнивание: По левому краю
  • Интервал: Полуторный
  • Первая строка: Отступ, 1,5 см
  • Интервал: Перед, 0 пт; После, 20 пт

Вкладка Положение на странице, отмечаем пункты:

  • запрет висячих строк
  • не отрывать от следующего
  • не разрывать абзац
  • с новой страницы (это по вашему усмотрению)

Жмем OK. Вот, что должно получиться после разметки заголовков разделов:

Все готово для автоматического создания оглавления!

Сначала пронумеруем страницы нашего документа (иначе – какой смысл вообще создавать оглавление?).

Word 2007: переходим во вкладку Вставка и в блоке Колонтитулы щелкаем по кнопке Номер страницы. Выбираем пункт меню Внизу страницы и в выпадающем списке щелкаем Простой номер 2 :

После вставки номеров щелкните кнопку Escape на клавиатуре или на панели инструментов щелкните по кнопке Закрыть окно колонтитулов для перехода в нормальный режим:

Word 2003: в меню Вставка щелкаем по пункту Номера страниц. В открывшемся диалоговом окне выставляем следующие параметры:

  • Положение: Внизу страницы
  • Выравнивание: По центру

Оглавление мы разместим в начале документа, поэтому для начала нужно расчистить для него плацдарм – выделяем отдельную страницу.

Word 2007: Ставим курсор перед началом текста, переходим на вкладку Вставка и в блоке Страницы щелкаем по кнопке Разрыв страницы :

Word 2003: Ставим курсор перед началом текста и в меню Вставка выбираем пункт Разрыв страницы. В открывшемся диалоговом окне выбираем пункт Начать новую страницу и щелкаем по кнопке OK :

Ставим курсор на вновь созданной чистой странице и выполняем следующие действия.

Word 2007: Переходим на вкладку Ссылки и в блоке Оглавление щелкаем по одноименной кнопке. В выпадающем меню выбираем Автособираемое оглавление 1 :

Word 2003: в меню Вставка выбираем пункт Ссылки и в выпадающем списке щелкаем по пункту Оглавление и указатели. В открывшемся диалоговом окне переходим на вкладку Оглавление и нажимаем OK :

Все, оглавление готово!

И еще несколько фишек напоследок. Во-первых, содержимое оглавления вы можете редактировать совершенно свободно.

Во-вторых, бывает так, что уже после формирования оглавления нам потребовалось что-то изменить в тексте документа. Естественно, после такой процедуры могут сместиться страницы, а возможно, вы были вынуждены по какой-либо причине поменять названия заголовков.

Автоматически содержание оглавления не изменяется, но мы можем подсказать ему, что неплохо бы показать актуальную информацию о содержимом нашего документа.

Это делается очень просто. Щелкаем правой кнопкой в любом месте над оглавлением и в появившемся контекстном меню выбираем пункт Обновить поле :

В появившемся диалоговом окне нам предлагается на выбор два варианта:

  • Обновить только номера страниц – следует выбирать, если вы вносили изменения только в основной текст, не менялись названия заголовков, и не добавлялись новые разделы, подразделы и т.п.
  • Обновить целиком – следует выбирать, если вносились изменения в названия заголовков, добавлялись новые или удалялись старые заголовки и т.д.

Ну, такой вот получился объемный урок. Надеюсь, информация была для вас полезна. Жду ваших комментариев!

Хотел бы еще добавить, что в силу определенных причин (довольно драматичных, но преодолимых, по сути) статью пришлось переписывать заново, статья со старой версии сайта утрачена.

Мало информации? Больше уроков в Видеокурсе по Microsoft Word 2007 — совершенно бесплатно !

Источник: www.be-os.ru

Категория: Онлайн-шоппинг

Похожие статьи: